EL APELLIDO – Captura de Datos (II)

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Es el complemento  necesario  del nombre  en  todas  las  bases de datos ya  que en algunas comunicaciones  con  nuestros clientes nos   dirigiremos   a  ellos  con  ese  dato sobre todo aquellas que son formales. Y son necesarios  para  la  identificación   inequívoca de nuestro cliente en su perfecto mantenimiento. Y como dijimos en el nombre dan forma al Alma de nuestro cliente. Nuestro cliente tiene que ser identificado adecuadamente.

Es primordial tener dos campos de Apellidos y separados del Nombre. Se deben tratar por separado   los  tres  campos  para  un  tratamiento  y  mantenimiento  correcto, y  para que realmente den calidad a nuestra base de datos. Y si un cliente observa que nos referimos a él  de   manera   adecuada la imagen  de  marca crece  en enteros, luego hay que llamarle la atención con la estrategia comercial adecuada, pero el primer paso esta hecho.

En la captura de este dato cuando tiene como origen las fichas rellenas manualmente por los  clientes    se   debe   proceder  a  validar y normalizar, lo  cual  enriquecerá   más   esa información puesto que  el  campo de Apellido esta sujeto a una mayor regulación y no es tan abierto como el campo del nombre como vimos en el capitulo anterior.

El campo de Apellido   está   sujeto a  diversas reglas  internacionales, y  cada  país tiene su propia normativa al   respecto, pudiendo   darse todos   los   casos en nuestra base de datos debido a la gran movilidad personal hoy en día, dando lugar que encontremos clientes con dos apellidos  y  otros  casos  donde   se  tendrá  un  solo  apellido, y  como podemos  ver  la diversidad puede ser un problema en un futuro como veremos más adelante.

Todo esto hace necesario conocer por encima la diversidad de normativas así en:

  •   Alemania la ley de 1993 determinan que los padres elijan sólo un apellido para sus hijos ya que no se permiten los apellidos dobles.
  •  Italia Desde siempre el nombre del marido era el que dominaba en toda la familia: tanto la mujer como en sus hijos. Pero fueron muchas las voces que saltaron porque la mujer quedaba en una situación de desigualdad y se empezaron a promover reformas del derecho de familia y fue la ministra de la Familia, Rosy Bindi, la que propuso el uso de los dos apellidos y que los padres eligieran el orden.
  •  Reino Unido tampoco existe una ley y es de nuevo la tradición la que determinaba que el hijo normalmente lleve el apellido del padre.
  •  Estados Unidos la mujer pierde su apellido al casarse y, por tanto, los hijos heredan el de su padre. Aunque, eso sí, cada vez es mayor la tendencia por la cual la mujer recupera su apellido de soltera y lo antepone al del marido.
  •  Rusia, Bulgaria, Islandia o la República Checa lo que hacen es formar el apellido a partir del nombre del padre, al que le añaden un sufijo según sea niña o niño.
  •  Países árabes, el nombre completo de una persona consta de tres palabras: el nombre propio, el nombre del padre – en la posición de nuestro primer apellido – y el nombre del abuelo – en la posición de nuestro segundo apellido

El problema que he  comentado y que   pude  surgir  por  la diversidad de reglas es que una persona puede  cambiar   de apellidos a   lo largo de su vida como hemos visto en casos de Estados Unidos y en Francia hasta  hace  un  tiempo por lo que sería   importante tener un campo adicional en la base de datos  de nombre2 donde se pondría el nombre antiguo del cliente si este cambiase del mismo  por  lo  que tendríamos   documentado correctamente para hacer consultas por incidencias o por cualquier otro motivo en la cual venia referenciado con el nombre antiguo.

A la hora de validar nos podemos encontrar desde el punto de vista de su configuración con:

  1.  apellidos simples
  2.  apellidos compuestos
  3.  apellidos con partículas
  4.  nombres que son apellidos (pero no el caso contrario, así podemos encontrar como apellido ‘Simón’ ‘Martin’ ‘Pascual’, etc).

Según esta división hay que tener alguna observación en los casos :

A – Según esta división los únicos apellidos que hay que tratar de manera especial son los casos  de apellidos con partículas. Las   preposiciones   o  artículos que  vayan delante  del primer  apellido  se  anotarán a  continuación   del   propio    apellido y las   preposiciones, artículos   o   conjunciones   que   vayan   delante   del   segundo   apellido   se   anotarán  a continuación  del  propio   apellido. Así   en el caso   de   una persona  que se llame “JUAN ANTONIO DEL REAL DE LA PEÑA”, yo la cumplimentaría de la siguiente manera

Nombre: JUAN ANTONIO
Apellido: REAL, DEL
Apellido: PEÑA, DE LA

El motivo por el que yo aconsejo a poner las partículas de esta manera es para que no nos afecte a la hora de hacer una clasificación de esos datos.

B – En los casos de que sea compuesto el primer apellido la observación que tenemos que tener en cuenta es si    dicho dato  lo utilizamos para imprimir en documentos pequemos como tarjetas de fidelización y   no se tiene mucho   espacio. En    estos casos  utilizaría la primera parte del apellido compuesto    por lo que también se podría  prever un campo de tratamiento corto para estos casos.

Por otro lado, “El apellido es el nombre antroponímico de la familia con que se distingue a las personas”, así este dato del apellido bien cumplimentado  y validado nos ayuda a localizar a personas que pertenecen a mismo grupo/unidad familiar para definir y diseñar bien una campaña de marketing.

Nosotros en Tablas y Datos Serv.Inform. SL al acometer un nuevo proyecto de creación de la base de datos, la grabación de datos y el tratamiento de     estos     comentamos todas las posibilidades que tienen a la hora de acometer aciones comerciales y de comunicación con sus clientes. Pero es el cliente el que finalmente sabe como tratar a sus clientes y diseña su base de datos deacuerdo a sus necesidades.

EL NOMBRE – Captura de Datos (I)

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Uno de los campos más importantes a la hora de capturar es el NOMBRE, ya que identificaremos a nuestro cliente con ese dato y es fundamental tenerlo en perfectas condiciones.

Una mala captura de ese dato nos lleva a una perdida para nuestra empresa a nivel:

  • Económico
  • Prestigio

Un nombre mal capturado nos lleva a la posible no localización de nuestro cliente a la hora de envío postal lo que supone una pérdida económica. Y una mala captura del nombre puede llevar a pensar a nuestro cliente que no somos serios en el trato con ellos.

El nombre es un dato dinámico y con el paso del tiempo ha sufrido muchos cambios en España y sobre todo en los últimos 10 años hasta ahora. Hace unos años atrás el campo del nombre estaba bien normalizado y acotado. El uso de este dato era totalmente autóctono, fácil de normalizar y mantener en perfectas condiciones. El 95% de los nombres que se mantenían en las bases de datos se ajustaban a los cánones estandarizados.

Hoy en día este dato se ha diversificado y hay un gran abanico de posibilidades y que se debe a diversos motivos:

  1. – Movimientos migratorios.
  2. – Liberalización del dato.
  3. – Cambio Psicología individual.

Se pueden leer nombres como DABIZ, ALVERTO. En los procesos de normalización y depuración nuestra primera idea es corregirlos ya que no están bien escritos en los como nombres estándar, pero eso es un error hoy. También muchas personas rellenan sus datos como NANI, MERCHE y como antes a la hora de depurar y normalizar nos lleva a ponerlos como ENCARNA Y MERCEDES. Para mí también es un error ya que esa persona se identifica con el dato conforme lo ha rellenado y a la hora de comunicarnos con esa persona se puede sentir incomoda si la identificamos con el nombre normalizado.

Ante estos casos yo propongo tener el campo NOMBRE dividido dos:

NOMBRE FORMAL
NOMBRE DE CONTACTO

En el campo de nombre de contacto se dejaría el dato conforme fue rellenado por nuestro cliente y en el campo de nombre Formal se procedería a normalizar y depurar el dato capturado. Así de esta manera se puede hacer el uso de un dato u otro dependiendo del tipo de comunicación que se haga, así si la comunicación es para la felicitación de su cumpleaños se utilizaría el campo de NOMBRE DE CONTACTO y si la comunicación es referente a algún tipo de renovación de contrato utilizaríamos el NOMBRE FORMAL.

Desde la experiencia en Tablas y Datos Servicios Informáticos nos lleva a tomarnos este campo como el pilar fundamental en la Base de Datos de cualquier empresa y desde la grabación de dichos datos debe tomarse este campo como tal.

El nombre es parte fundamental del Alma de nuestro cliente dentro de nuestra Base de Datos y debemos ser ágiles y sutiles en el uso de este campo.

Sobre Juan Antonio Moreno López

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Me llamo Juan Antonio Moreno y llevo en esto de dar alma a los procesos informáticos relacionados con los procesos de la empresa durante más de 30 años.

Con estudios en Informática, Sociología y Marketing que me permiten entender desde el punto de vista del usuario de esos procesos y del desarrollador de las aplicaciones, lo cual me ayuda a dar sentido a todos los procesos técnicos.

Desde mis orígenes como trabajador en 3J TRATAMIENTO DE DATOS SA hace 25 años, ya se aplicaban muchos de los procesos que hoy en día están tan de moda, lo que pasa que de una manera más rudimentaria y menos globalizada. Han ido evolucionando en el tiempo en cuerpo pero el sentido ya existía, ya teníamos unas metas que seguir.Y ahora en TABLAS Y DATOS SERVICIOS INFORMÁTICOS SL sigo con ese espíritu que había en el principio pero con otras herramientas que dan no un nuevo sentido pero si quizá un nuevo significado.
Desde mis orígenes he trabajado en:

  1.  – Grabación / Indexación
  2.  – Normalización
  3.  – Digitalización

Mi experiencia con empresas de banca, seguros, aerolíneas, empresas moda, etc me lleva a entender los distintos enfoques y necesidades que cada uno tiene, incluso dentro de un mismo ramo cada empresa tiene su manera de trabajar y cada uno quiere trabajar los datos a su manera, cada empresa tiene su propia ALMA, que la diferencia  del resto.

Me apasiona el reto de ayudar a cada empresa en la búsqueda y definición de su propia ALMA, marca propia que la diferencia del resto.

OBJETIVO DEL BLOG

Hoy en día los procesos de CRM se han convertido en una herramienta indispensable en una compañía tanto a nivel organizativo, estratégico y planificación como a nivel económico con el objetivo de ahorrar costes. Pero estos dos niveles no son los únicos que se tienen en cuenta cuando te introduces en el uso de estas herramientas, también nos es importante la imagen de marca que representan nuestros datos y acciones que acometemos comercialmente, así como el trato y como le solucionamos las incidencias, que seguro habrá.

Por eso es tan apasionante este mundo, por lo amplio que es y por los continuos retos que se nos presentan y el proceso de aprendizaje continuo.
Mi objetivo es ver la aplicación de estos procesos desde el punto de vista del Background, de las personas que estamos detrás de esos procesos y herramientas. Ver el punto de vista del conocimiento aplicado que la experiencia nos ha ayudado evolucionar en los procesos realmente importantes. No dejarnos llevar por una herramienta o aplicación sin sentirla como tal, sin ofrecer nada de valor como usuario de esa herramienta.

Para mí lo importante es la interrelación entre el usuario de una herramienta y dicha herramienta. Que el usuario se vea completado con esa ayuda.

Lo que me interesa es la utilidad de esas herramientas para esas personas que trabajan a diario con esos datos y que tan importante es para ellos, miman esa información y guardan con tanto celo como si fuese uno más de la familia.

Voy a bucear en los procesos tan importantes para compañías grandes o pequeñas, o mejor dicho de los responsables que deben tratar esa información para que sea útil a sus empresas.

Ese es mi enfoque, es un enfoque más humano que técnico ya que la relación que se da actualmente prevalece más lo técnico sobre lo humano. El enfoque humano es lo primero que hay que tener en cuenta entre los procesos de CRM y las personas que interaccionan con ellas.

Todo esto desde el enfoque de mi puesto actual de la dirección técnica en la empresa TABLAS Y DATOS SERVICIOS INFORMÁTICOS S.L.